Общий почтовый ящик   - почтовый ящик, который не назначен непосредственно одному пользователю и, как правило, настроен на разрешение доступа для нескольких пользователей. Например, часто используются ящики info, sales и т.д. В отличие от обычных почтовых ящиков, пользователи не могут регистрироваться с учетной записью общего почтового ящика, поскольку учетные записи Active Directory (AD), которые связаны с этими почтовыми ящиками, заблокированы. Пользователи Office 365 не должны покупать подписку на общие почтовые ящики.

https://docs.microsoft.com/ru-ru/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes

Создание почтового ящика

https://docs.microsoft.com/ru-ru/exchange/collaboration-exo/shared-mailboxes

Можно преобразовать обычный почтовый ящик в общий
https://docs.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/admin/email/convert-user-mailbox-to-shared-mailbox?view=o365-worldwide

и удалить лицензию от пользователя, тем самым освободить лицензию для обычного пользователя.

Удаление лицензии из общего почтового ящика
https://docs.microsoft.com/ru-ru/microsoft-365/admin/email/remove-license-from-shared-mailbox?view=o365-worldwide